無紙化企業 7 大優勢全公開!告別紙張的優點不「紙」有環保

2024/5/22

無紙化

無紙化是什麼?為什麼需要推動企業無紙化?企業無紙化的優勢不只有環保!本篇文章將帶你深入了解無紙化優點,介紹無紙化趨勢以及如何執行辦公室無紙化,讓你的工作環境輕鬆告別紙張,達成無紙化管理!

一、無紙化是什麼?企業無紙化、辦公室無紙化趨勢不可不知

無紙化(Paperless)顧名思義就是指「以數位工具取代紙張」,在我們的生活中盡可能地減少紙張的使用。

紙張並非憑空而生,為了製造紙張,我們需要耗費大量的木材與水資源,世界自然基金會(WWF)指出,全球造紙業的能源消耗量在所有產業別中排行第 4。

此外,在造紙過程中還會產生廢棄物與碳排放,根據台灣造紙工業同業公會統計,造紙的溫室氣體年排放量約達到 440 萬公噸。為了保護生態環境、永續利用自然資源,無紙化的推動已是全球政府與企業的共識。

(一)各國的無紙化趨勢

為了響應無紙化,世界各國皆推出相關的無紙化政策,邁向數位轉型

  • 日本:日本政府於 2018 年修訂《學校教育法》,規定推動電子教科書與紙本教科書併用,在 2024 年由日本文部科學省實施,逐步引入電子教科書,減少紙本教材的使用。
  • 丹麥:丹麥政府致力於推動無現金社會,於 2016 年起令中央銀行停止印刷新的紙幣,推動數位化付款,2018 年,丹麥大約僅剩下 13% 的交易仍使用現金。
  • 杜拜:杜拜政府於 2020 年將所有政府機關的商務交易移至線上加密系統「Blockchain」,預估每年可減少近 1 億件紙本交易,讓政府機關邁進全面無紙化。
  • 台灣:台灣的無紙化政策想必大家並不陌生,電子發票載具現已落實在我們的生活當中,在多個縣市也有智慧化停車格(無紙化停車,不開立紙本停車繳費單)的設立。目前行政院、立法院也採用了無紙化會議系統。

(二)無紙化辦公室是什麼?

無紙化辦公室(Paperless office)是指在工作流程中「盡可能減少紙張使用」或「不使用紙張」的一種統稱,並非只能在辦公室內實行。實際上,不分任何企業、產業別,都能夠實踐無紙化的工作環境。

為什麼企業要推動無紙化辦公呢?這對企業來說是必要的嗎?

早在 2004 年,聯合國全球契約(UN Global Compact)便於《Who Cares Wins》報告中提出「ESG」的概念,意指應該將「環境保護(Environment)」、「社會責任(Social)」、「公司治理(Governance)」視為評斷一間公司優劣的重要準則。這點應該是目前所有企業都相當有感的——國際客戶會評估企業的 ESG 數據報告,再決定是否與此企業合作。

在工作環境中的紙張浪費與環境議題息息相關,因此企業與政府為響應 ESG,無紙化無疑是重要的一環。

二、不「紙」環保!7 種企業無紙化優點介紹

企業無紙化好處眾多,不只符合 ESG 為環保貢獻心力,還能為企業帶來豐富的獲益。

無紙化優點 1:減少作業流程

無紙化能夠減少許多不必要作業流程。舉例來說,以電子公文取代傳統的紙本公文,從通知、簽核到公文的傳遞,只需透過網路雲端就能進行,減少了實際往返不同單位的流程,省下更多的工作時間。

無紙化優點 2:節省空間、便於管理

傳統的紙本資料一定會需要倉儲/儲物空間來存放。無紙化後,原先被紙本資料佔去的空間便能做額外的利用,儲存在雲端系統的數位資料也更好管理,不用像紙本資料一樣,要辛苦地歸檔、分類或有遺失風險。

無紙化優點 3:降低營運成本

紙本資料背後隱藏許多零碎成本,舉凡紙張購買、印表機維護、印表機的墨水、碳粉、列印的電費、紙本資料管理都是開銷,企業無紙化的推行能夠幫助企業省下這些成本支出。

無紙化優點 4:提升辦公彈性

當企業的工作環境都漸漸數位化、無紙化,辦公的彈性也更加提升了。我們可以不受限於固有的工作場所和工作狀態,讓工作更有效率。

舉例來說,企業可以用線上的方式與客戶溝通,不必非要傳遞紙本資料(無紙化會議);員工不需要跨部門傳送紙本公文,可以直接利用電腦遠距執行。

無紙化優點 5:提升工作效率與生產力

透過企業無紙化省下的時間、空間與營運成本,能夠轉移到最重要的核心工作上,幫助企業內部員工的工作效率與生產力大幅提升。

無紙化優點 6:提升資訊控管安全性

紙本資料數位化後,機密、重要的資料都由加密系統控管,並嚴密管理所有使用者的資訊存取權,只有經過授權的人能審閱其中的資料。相較於傳統紙本,無紙化後的數位資料管理較不容易有竊盜、遺失的風險,提升了資訊控管的安全性。

無紙化優點 7:環保友善,避免自然資源浪費

無紙化可以減少碳排放、用水量與樹木砍伐量,達到環保友善、自然資源永續利用,是企業無紙化最基礎的目的與優點。

三、企業無紙化辦公怎麼做?

如果想要實際執行企業無紙化,我們可以怎麼做?

(一)紙本文件數位化

企業無紙化最常見的方法,是將紙本文件數位化(Digitization),使紙本文件轉換為電子文件形式,讓其能夠在電子設備和行動裝置(例如:電腦、USB、公務手機、雲端系統)上自由存取、管理。

紙本文件常見的數位化方式有:

  • 文字識別(OCR):OCR 的完整名稱是「光學字元辨識」,是一種可以將圖像上的手寫文字、印刷文字轉換為機器可讀取之編碼文字的技術。簡單來說,OCR 可以使我們輕鬆擷取紙本文件和圖片中的文字與資訊,並將其內容儲存在雲端系統上。
  • 掃描:我們可以透過掃描器將紙本文件轉換為電子文件,以 PDF 或 PNG 等不同檔案種類的方式儲存在雲端系統。

(二)簡化紙本作業流程

企業無紙化也可以從簡化紙本作業流程開始做起。舉例來說,透過電子簽署來取代傳統的手寫簽名或蓋章,直接簡化了簽合約、批准公文等工作流程。

討論到電子簽署的形式,我們一定會提到「電子簽章」與「數位簽章」,許多人容易將兩詞誤用,實際上這兩者是不同的:

  • 電子簽章(Electronic signature):電子簽章是一個廣泛的統稱。只要是在電子文件上的,用來驗證文件簽署人身分與文件真偽的辨識簽章,都算是電子簽章。例如:通訊行在與民眾簽訂手機合約時,利用電子簽名板使民眾在電子文件上簽署名稱,這就算是電子簽章的一種。
  • 數位簽章(Digital signature):數位簽章相較於電子簽章,更多了一層加密技術的防護,需透過金鑰密碼學的公鑰、私鑰才能用來作為簽名與身分驗證,私鑰可以讓使用者加密、生成簽名,公鑰則是讓另一方解密、驗證簽名。

(三)建立雲端資料庫

紙本檔案數位化後,雖然不再需要傳統的倉儲空間,但我們需要建立線上的雲端資料庫,統一由該中心化資料庫來管理、存取這些檔案。

(四)優化數位管理

資訊安全需求、資安意識(Information security)隨著全面數位化時代的來臨也跟著高漲,即使數位化資料便於管理,我們仍要更謹慎、小心地看待相當於公司資產的機密資訊,優化企業的數位管理,以防駭客的侵擾。

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