無紙化企業 7 大優勢全公開！告別紙張的優點不「紙」有環保
2024/5/22
為什麼要無紙化？無紙化優點有哪些？如何推動企業無紙化？本文將說明推動無紙化辦公的重要性、各國無紙化趨勢，並介紹7大辦公室無紙化的優點，最後分享企業推行無紙化4大方法，幫企業提升工作效率、減少營運成本！
一、無紙化是什麼？企業無紙化、辦公室無紙化趨勢不可不知
無紙化（Paperless）顧名思義就是指「以數位工具取代紙張」，在我們的生活中盡可能地減少紙張的使用。
紙張並非憑空而生，為了製造紙張，我們需要耗費大量的木材與水資源，世界自然基金會（WWF）指出，全球造紙業的能源消耗量在所有產業別中排行第 4。
此外，在造紙過程中還會產生廢棄物與碳排放，根據台灣造紙工業同業公會統計，造紙的溫室氣體年排放量約達到 440 萬公噸。為了保護生態環境、永續利用自然資源，無紙化的推動已是全球政府與企業的共識。
（一）各國的無紙化趨勢
為了響應無紙化，世界各國皆推出相關的無紙化政策，邁向數位轉型。
- 日本：日本政府於 2018 年修訂《學校教育法》，規定推動電子教科書與紙本教科書併用，在 2024 年由日本文部科學省實施，逐步引入電子教科書，減少紙本教材的使用。
- 丹麥：丹麥政府致力於推動無現金社會，於 2016 年起令中央銀行停止印刷新的紙幣，推動數位化付款，2018 年，丹麥大約僅剩下 13% 的交易仍使用現金。
- 杜拜：杜拜政府於 2020 年將所有政府機關的商務交易移至線上加密系統「Blockchain」，預估每年可減少近 1 億件紙本交易，讓政府機關邁進全面無紙化。
- 台灣：台灣的無紙化政策想必大家並不陌生，電子發票載具現已落實在我們的生活當中，在多個縣市也有智慧化停車格（無紙化停車，不開立紙本停車繳費單）的設立。目前行政院、立法院也採用了無紙化會議系統。
（二）無紙化辦公室是什麼？
無紙化辦公室（Paperless office）是指在工作流程中「盡可能減少紙張使用」或「不使用紙張」的一種統稱，並非只能在辦公室內實行。實際上，不分任何企業、產業別，都能夠實踐無紙化的工作環境。
為什麼企業要推動無紙化辦公呢？這對企業來說是必要的嗎？
早在 2004 年，聯合國全球契約（UN Global Compact）便於《Who Cares Wins》報告中提出「ESG」的概念，意指應該將「環境保護（Environment）」、「社會責任（Social）」、「公司治理（Governance）」視為評斷一間公司優劣的重要準則。這點應該是目前所有企業都相當有感的——國際客戶會評估企業的 ESG 數據報告，再決定是否與此企業合作。
在工作環境中的紙張浪費與環境議題息息相關，因此企業與政府為響應 ESG，無紙化無疑是重要的一環。
二、不「紙」環保！7 種企業無紙化優點介紹
企業無紙化好處眾多，不只符合 ESG 為環保貢獻心力，還能為企業帶來豐富的獲益。
無紙化優點 1：減少作業流程
無紙化能夠減少許多不必要作業流程。舉例來說，以電子公文取代傳統的紙本公文，從通知、簽核到公文的傳遞，只需透過網路雲端就能進行，減少了實際往返不同單位的流程，省下更多的工作時間。
無紙化優點 2：節省空間、便於管理
傳統的紙本資料一定會需要倉儲／儲物空間來存放。無紙化後，原先被紙本資料佔去的空間便能做額外的利用，儲存在雲端系統的數位資料也更好管理，不用像紙本資料一樣，要辛苦地歸檔、分類或有遺失風險。
無紙化優點 3：降低營運成本
紙本資料背後隱藏許多零碎成本，舉凡紙張購買、印表機維護、印表機的墨水、碳粉、列印的電費、紙本資料管理都是開銷，企業無紙化的推行能夠幫助企業省下這些成本支出。
無紙化優點 4：提升辦公彈性
當企業的工作環境都漸漸數位化、無紙化，辦公的彈性也更加提升了。我們可以不受限於固有的工作場所和工作狀態，讓工作更有效率。
舉例來說，企業可以用線上的方式與客戶溝通，不必非要傳遞紙本資料（無紙化會議）；員工不需要跨部門傳送紙本公文，可以直接利用電腦遠距執行。
無紙化優點 5：提升工作效率與生產力
透過企業無紙化省下的時間、空間與營運成本，能夠轉移到最重要的核心工作上，幫助企業內部員工的工作效率與生產力大幅提升。
無紙化優點 6：提升資訊控管安全性
紙本資料數位化後，機密、重要的資料都由加密系統控管，並嚴密管理所有使用者的資訊存取權，只有經過授權的人能審閱其中的資料。相較於傳統紙本，無紙化後的數位資料管理較不容易有竊盜、遺失的風險，提升了資訊控管的安全性。
無紙化優點 7：環保友善，避免自然資源浪費
無紙化可以減少碳排放、用水量與樹木砍伐量，達到環保友善、自然資源永續利用，是企業無紙化最基礎的目的與優點。
三、企業無紙化辦公怎麼做？
如果想要實際執行企業無紙化，我們可以怎麼做？
（一）紙本文件數位化
企業無紙化最常見的方法，是將紙本文件數位化（Digitization），使紙本文件轉換為電子文件形式，讓其能夠在電子設備和行動裝置（例如：電腦、USB、公務手機、雲端系統）上自由存取、管理。
紙本文件常見的數位化方式有：
- 文字識別（OCR）：OCR 的完整名稱是「光學字元辨識」，是一種可以將圖像上的手寫文字、印刷文字轉換為機器可讀取之編碼文字的技術。簡單來說，OCR 可以使我們輕鬆擷取紙本文件和圖片中的文字與資訊，並將其內容儲存在雲端系統上。
- 掃描：我們可以透過掃描器將紙本文件轉換為電子文件，以 PDF 或 PNG 等不同檔案種類的方式儲存在雲端系統。
（二）簡化紙本作業流程
企業無紙化也可以從簡化紙本作業流程開始做起。舉例來說，透過電子簽署來取代傳統的手寫簽名或蓋章，直接簡化了簽合約、批准公文等工作流程。
討論到電子簽署的形式，我們一定會提到「電子簽章」與「數位簽章」，許多人容易將兩詞誤用，實際上這兩者是不同的：
- 電子簽章（Electronic signature）：電子簽章是一個廣泛的統稱。只要是在電子文件上的，用來驗證文件簽署人身分與文件真偽的辨識簽章，都算是電子簽章。例如：通訊行在與民眾簽訂手機合約時，利用電子簽名板使民眾在電子文件上簽署名稱，這就算是電子簽章的一種。
- 數位簽章（Digital signature）：數位簽章相較於電子簽章，更多了一層加密技術的防護，需透過金鑰密碼學的公鑰、私鑰才能用來作為簽名與身分驗證，私鑰可以讓使用者加密、生成簽名，公鑰則是讓另一方解密、驗證簽名。
（三）建立雲端資料庫
紙本檔案數位化後，雖然不再需要傳統的倉儲空間，但我們需要建立線上的雲端資料庫，統一由該中心化資料庫來管理、存取這些檔案。
（四）優化數位管理
資訊安全需求、資安意識（Information security）隨著全面數位化時代的來臨也跟著高漲，即使數位化資料便於管理，我們仍要更謹慎、小心地看待相當於公司資產的機密資訊，優化企業的數位管理，以防駭客的侵擾。
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