ペーパーレス化は、もはや企業の常識！メリットや導入方法を詳しく解説！
2024/9/26
ペーパーレスとは何か？なぜ企業でペーパーレス化を推進する必要があるのか？実は、ペーパーレス化を行うことによって生じるメリットは環境保全だけではありません。
本記事では、ペーパーレス化の利点を詳しく解説し、ペーパーレス化におけるトレンドやオフィスワークへの導入方法を紹介します。本記事をご覧いただくことで、極力紙を使わない働き方を無理なく実現し、効率的なペーパーレスマネジメントを達成するためのイメージを掴んでいただけるはずです！
1. ペーパーレスとは？企業におけるペーパーレス化とオフィスワークでのペーパーレス化のトレンドは必見！
ペーパーレス化（Paperless）とは、その名が示す通り「紙をデジタルツールで置き換えること」を指し、私たちの生活の中で紙の使用を可能な限り減らすことを目指しています。
紙は自然に存在するものではなく、製造には大量の木材と水資源が必要です。世界自然保護基金（WWF）によると、製紙業は全産業の中でエネルギー消費量が第4位に位置しています。また、製紙過程では廃棄物や温室効果ガスも排出されます。台湾製紙工業同業組合の統計では、製紙業の年間温室効果ガス排出量は約440万トンに達するとされています。こうした背景から、環境保護や自然資源の持続可能な利用を実現するために、ペーパーレス化の推進は今や世界中の政府や企業にとって重要な課題となっています。
（1）各国のペーパーレス化の動向
ペーパーレス化に対応するため、世界各国ではデジタル化を推進する各種政策を次々に導入しています。
- 日本：日本政府は2018年に《学校教育法》を改正し、電子教科書と紙媒体の教科書の併用を推進することを規定しました。2024年から文部科学省がこれを実施し、電子教科書の導入を段階的に進めることで、紙媒体の教材の使用を徐々に減らしていく計画をしています。
- デンマーク：デンマーク政府は、キャッシュレス社会を推進するため、2016年から中央銀行での新しい紙幣の印刷を停止し、デジタル決済を推進しています。2018年にはデンマークで現金取引は約13%に減少しました。
- ドバイ：ドバイ政府は2020年にすべての政府機関の商業取引を分散型台帳システム「Blockchain」に移行しました。これにより、年間で約1億件の紙消費を削減することに成功し、政府機関の完全なペーパーレス化が進んでいます。
- 台湾：台湾では、ペーパーレス化の政策として、電子請求書の導入が進んでおり、さまざまな地域でスマート駐車場（キャッシュレス）が設置されています。現在、行政院や立法院でもペーパーレス会議制度が導入され、デジタル時代への移行が進められています。
（2）ペーパーレスオフィスとは？
ペーパーレスオフィス（Paperless Office）とは、業務プロセスにおいて「紙の使用を可能な限り減らす」または「紙を使用しない」ことを指します。これはオフィス内に限らず、さまざまな企業や業種で実践可能な概念です。
では、なぜ企業がペーパーレスオフィスを推進する必要があるのでしょうか？
2004年に国連グローバル・コンパクト（UN Global Compact）が発表した《Who Cares Wins》レポートで提唱された「ESG」は、「環境（Environment）」「社会（Social）」「ガバナンス（Governance）」の3つの要素を重要視した企業評価の基準です。
現在、国際的な商業取引では、取引先を選択する際にESGデータ報告書を重要な評価基準として採用しているため、企業にとってペーパーレス化に取り組むことがますます重要視されrています。環境保護の観点からも、企業の事業拡大の観点からも、ペーパーレス化は避けて通れない課題となっています。
2. 企業における7つのペーパーレス化のメリット
企業のペーパーレス化には多くの利点があります。ESG基準に適合して環境保護に貢献するだけでなく、企業にとっても多くのメリットをもたらします。
メリット 1: 作業プロセスの効率化
ペーパーレス化により、多くの不要な作業プロセスを削減し効率化できます。例えば、伝統的な紙の文書を電子文書に置き換えることで、通知、承認、文書の送付がすべてネットワーク上のクラウドを通じて行えるようになります。これにより、実際に部門間や企業間を往復して移動する必要がなくなり、作業時間を大幅に節約できます。
メリット 2: スペースの節約と管理の簡素化
従来の紙の資料は倉庫や保管スペースを必要としますが、ペーパーレス化により、そのスペースを別の用途に活用できるようになります。また、クラウドシステムに保存されたデジタルの資料は、紙媒体の資料のように整理や分類、紛失のリスクを気にする必要がなく、より容易に管理できます。
メリット 3: 運営コストの削減
紙の資料には、紙の購入、プリンターの維持管理、インクやトナー、印刷の電気代、紙の資料の管理など、多くの細かなコストが隠れています。ペーパーレス化を進めることで、これらのコストを削減し、経費の節約を実現できます。
メリット 4: オフィスのフレックス性向上
企業の作業環境がデジタル化・ペーパーレス化することで、オフィスの柔軟性が向上します。従来の固定された作業時間や場所に縛られることなく、より効率的に働くことが可能です。例えば、顧客とのメールや書類によるやり取りに代わってコンピュータを使ってリモートで作業することができます。
メリット 5: 作業効率と生産性の向上
ペーパーレス化によって節約された時間、スペース、運営コストは、その分を企業の重要なコア業務に振り分けることができ、スタッフの作業効率と生産性を大幅に向上することができます。
メリット 6: 情報管理の安全性向上
紙の資料がデジタル化されると、機密性の高い重要な情報は暗号化システムで管理することでき、すべてのユーザーの情報アクセス権を厳密に管理することができます。これにより、従来の紙の資料に比べて情報の漏洩や紛失のリスクが低くなり、情報管理の安全性を向上することが可能です。
メリット 7: 環境に優しく、資源の浪費を削減
ペーパーレス化により、二酸化炭素排出量や水の使用量、木材の伐採量が減少し、環境保護と持続可能な社会に貢献した企業運営を実現することができます。これは、ペーパーレス化を進めていく上での基本的な目的であり、最大のメリットでもあります。
3. 企業のペーパーレスオフィスワークを実現する方法
企業でペーパーレス化を実施していくためには、以下のステップを考慮することが重要です：
（1）紙媒体のデジタル化
企業のペーパーレス化の一般的な方法の一つは、紙媒体の資料をデジタル化（Digitization）することです。これにより、紙の文書を電子ファイル形式に変換し、コンピュータ、USB、業務用スマートフォン、クラウドシステムなどの電子機器やモバイルデバイスで自由にアクセス・管理できるようになります。
紙媒体の資料デジタル化するには主に以下の２つの方法があります：
- 文字認識（OCR）: OCR（Optical Character Recognition）は、画像上の手書き文字や印刷文字を、機械が読み取れるコード文字に変換する技術です。これにより、紙の文書や画像から文字と情報を簡単に抽出し、クラウドシステムに保存することができます。
- スキャン: スキャナーを使って紙の文書を電子ファイルに変換し、PDFやPNGなどの異なるファイル形式でクラウドシステムに保存します。
（2）紙の業務プロセスの簡素化
ペーパーレス化は、紙の業務プロセスの簡素化から始めることもできます。例えば、電子署名を使って、伝統的な手書き署名や押印を置き換えることで、契約書の締結や文書の承認などの業務プロセスを直接簡素化できます。
電子署名には「電子署名（Electronic signature）」と「デジタル署名（Digital signature）」の二つの形態がありますが、これらは異なります：
- 電子署名（Electronic signature）:電子署名は、電子文書上で使用されるもので、文書の署名者の身元確認や文書の真正性を証明するための識別方法です。例えば、通信業者が契約書に対して、電子サインパッドを使用して顧客が署名する場合、これは電子署名の一例です。
- デジタル署名（Digital signature）: デジタル署名は、電子署名よりも高度な暗号技術によって保護されており、公開鍵と秘密鍵を使用して署名と身元確認が行われます。秘密鍵は署名の生成と暗号化に使用され、公開鍵は署名の検証と復号に使われます。
（3）クラウドデータベースの構築
紙のファイルがデジタル化されると、従来の保管スペースは不要になりますが、オンラインのクラウドデータベースを構築して、ファイルを中央集権的に管理・アクセスする必要があります。
（4）デジタル管理の最適化
デジタル化が進む中で、情報セキュリティへの関心も一層高まっています。デジタルデータは管理がしやすくなる一方で、企業資産である機密情報の取り扱いには常に慎重さが求められます。そのため、企業のデジタル管理体制を最適化し、ハッカーによる攻撃を防御できるほどにセキュリティを強化することが重要です。
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